Správa dokumentů: Archivace a skartace

Dokumenty, které se vztahují k firemnímu podnikání, je zapotřebí náležitě spravovat, uchovávat a také po uplynutí zákonné lhůty skartovat. Pakliže by firmy či státní instituce neprováděly správu dokumentů v souladu s platnou právní úpravou, hrozily by jim sankce.

Správa dokumentů: Archivace a skartace

Způsob správy dokumentů

Správa dokumentů se dá vymezit zhruba následovně. V první řadě musí podnikající subjekt každý dokument řádně uschovat. Důležité a i praktické je také jejich třídění. Na základě něho se totiž podnikatel lépe zorientuje, jaké dokumenty bude zapotřebí archivovat trvale a jaké naopak bude možné po určité době či ihned skartovat.
Dokumenty, které jsou uloženy k archivaci, je vhodné skladovat ve vhodných podmínkách tak, aby nedošlo k jejich poškození. V momentě, kdy uplyne zákonná lhůta pro archivaci, je zapotřebí bezprostředně přistoupit k jejich skartaci.
Skartaci dokumentů můžete přenechat na externí společnosti. Tím máte jako podnikatelé zaručeno, že veškeré dokumenty budou skartovány skutečně řádně a nebude tak porušen zákon. O správě a skartaci dokumentů hovoří zákon č. 499_2004 Sb. Pakliže chcete skartaci přenechat na odbornících, využijte nabídky společnosti royalseal.cz - skartace dokumentů Brno.

Skartační lhůty u jednotlivých dokumentů

A jaké jsou lhůty pro skartaci dokumentů? Záleží na tom, o jaké dokumenty se jedná. Kupříkladu účetní uzávěrky nebo výroční zprávy mají skartační lhůtu stanovenou na dobu 10 let, v případě běžných účetních dokladů a účetních knih je pak skartační lhůta 5 let. Pětiletá lhůta platí také pro účetní záznamy, které dokládají vedení účetnictví. Mzdové listy pak mají lhůtu dokonce 30 let.
Správa dokumentů je velmi důležitá, neboť tyto dokumenty slouží k případné kontrole ze strany státních kontrolních úřadů. Podstatná je i správná skartace. V určitých případech lze podle zákona skartační lhůty prodloužit, nikdy by však dokumenty neměly být skartovány dříve, nežli uplyne zákonná skartační lhůta.

Komerční sdělení

[Nahoru ↑]

Hodnocení

Vložit komentář

Komentáře