Správa dokumentů: Archivace a skartace
27. duben 2013Dokumenty, které se vztahují k firemnímu podnikání, je zapotřebí náležitě spravovat, uchovávat a také po uplynutí zákonné lhůty skartovat. Pakliže by firmy či státní instituce neprováděly správu dokumentů v souladu s platnou právní úpravou, hrozily by jim sankce.
Způsob správy dokumentů
Správa
dokumentů se dá vymezit zhruba následovně. V první řadě musí
podnikající subjekt každý dokument řádně uschovat. Důležité a i praktické
je také jejich třídění. Na základě něho se totiž
podnikatel lépe zorientuje, jaké dokumenty bude zapotřebí
archivovat trvale a jaké naopak bude možné po určité době
či ihned skartovat.
Dokumenty, které jsou uloženy k
archivaci, je vhodné skladovat ve vhodných podmínkách tak, aby
nedošlo k jejich poškození. V momentě, kdy uplyne zákonná lhůta
pro archivaci, je zapotřebí bezprostředně přistoupit k jejich skartaci.
Skartaci dokumentů můžete přenechat na externí společnosti. Tím máte jako
podnikatelé zaručeno, že veškeré dokumenty budou skartovány skutečně řádně
a nebude tak porušen zákon. O správě a skartaci dokumentů hovoří
zákon č. 499_2004 Sb. Pakliže chcete skartaci přenechat na
odbornících, využijte nabídky společnosti royalseal.cz - skartace dokumentů
Brno.
Skartační lhůty u jednotlivých dokumentů
A jaké jsou lhůty pro skartaci dokumentů? Záleží na
tom, o jaké dokumenty se jedná. Kupříkladu účetní uzávěrky nebo
výroční zprávy mají skartační lhůtu stanovenou na dobu 10 let, v
případě běžných účetních dokladů a účetních knih je pak skartační
lhůta 5 let. Pětiletá lhůta platí také pro účetní záznamy,
které dokládají vedení účetnictví. Mzdové listy
pak mají lhůtu dokonce 30 let.
Správa
dokumentů je velmi důležitá, neboť tyto dokumenty slouží k případné
kontrole ze strany státních kontrolních úřadů. Podstatná je i správná
skartace. V určitých případech lze podle zákona skartační lhůty prodloužit,
nikdy by však dokumenty neměly být skartovány dříve, nežli uplyne zákonná
skartační lhůta.
Komerční sdělení
Reklama[Nahoru ↑]
Hodnocení
Vložit komentář
Komentáře
Na tento příspěvek zatím nikdo nereagoval!
Co u nás hledáte?
dotace na pracovní místo fakturace do zahraničí minimální mzda 2013 minimální mzda od 1.7.2013 motivační dopis k žádosti o místo splatnost faktur od 1.7.2013 splatnost faktur splatnost faktury zvýšení minimální mzdy